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Organiser un colloque

Organiser un colloque


Pour organiser votre colloque à l'université de Paris1 Panthéon - Sorbonne vous devez suivre les étapes suivantes :

1) Recherche de financement (10 mois/18 mois avant le colloque)

Contactez le Service de la recherche et des publications qui soumettra votre dossier au Conseil Scientifique afin d'obtenir des subventions permettant l'organisation et la publication des actes de votre colloque.

Pour l'organisation du colloque, contactez Gisèle Rouet au Service de la Recherche et des Publications.

2) Demande d'autorisation  (un an avant le colloque)

Pour tout colloque organisé à l'université de Paris1 Panthéon - Sorbonne il est indispensable de demander l'autorisation au Président.
Vous devez pour cela lui adresser un courrier lui indiquant les points suivants :
- Le thème du colloque
- Les dates
- Le nombre estimé de personnes et d'invités
- Précisez si le colloque est payant ou non et si vous souhaitez un buffet ou une pause café

3) Visite et réservation des lieux  (un an avant le colloque)

Après avoir obtenu l'autorisation de la Présidence, votre demande sera transmise au service des plannings qui vous assistera :
- Pour trouver et réserver un lieu au Centre Panthéon ou en Sorbonne.
- Le service des plannings rédigera la convention qui peut prendre un délai de 2 mois à 1 an selon le lieu choisi.

Pour tout besoin en matériel qui nécessite ou non de faire appel à un prestataire extérieur (télévision, table de mixage, équipements de traduction...), contactez la Division CEL (Division des Constructions, des Équipements et de la Logistique)

Si vous souhaitez organiser votre colloque dans l'Appartement décanal et l'accompagner d'un cocktail ou d'un buffet vous devez faire directement votre demande auprès du secrétariat de la présidence.

4) Communication (6 mois/2 mois avant le colloque)

Afin d'annoncer ou de promouvoir votre colloque vous pouvez mettre en place divers outils de communication.
- Si vous souhaitez créer une adresse courriel ou un site internet dédié au colloque, contactez le Centre de Ressources Informatiques et du Réseau (CRIR) ;

- Pour toutes impressions de document, contactez le service de Reprographie de Paris1;

- Le service de la communication vous propose aussi de nombreux produits (Affiche, stylo, conférenciers...). Vous trouverez la liste et bon de commande sur l'Intranet. Si vous souhaitez annoncer votre colloque sur le site de Paris1, contactez Florence Simon, au service de la recherche et des publications, 2 mois avant l'événement.

Les inscriptions à votre colloque peuvent se faire en ligne soit par le biais de votre propre site internet soit par celui de l'université. Les personnes souhaitant pouvoir assister au colloque peuvent désormais payer en ligne. Pour davantage d'information, contacter Marc-Olivier Lagadic au service de la communication.

5) Location de matériels, traiteur (3 mois avant le colloque)

L'université a contracté un certain nombre de « marché » avec des prestataires de Service. Il est obligatoire de faire appel à ces fournisseurs. Vous pouvez les consulter sur le lien suivant : marchés publics
Le traiteur du rectorat est imposé pour tout buffet ou cocktail proposé dans une des salles gérées par ce dernier.

6) Recrutement de vacataire (7 jours avant le colloque)

Vous devez pour cela contacter Mr Franck Leclerc au service gestion des vacataires. Le vacataire devra être muni d'une carte vitale, d'une carte d'identité et d'un RIB afin d'établir un contrat.

7) Remboursement des frais engagés par les organisateurs et intervenants

Toutes les dépenses et les recettes d'un colloque organisé à Paris 1 sont gérées uniquement par la Division des Affaires Financière (DAF) et l'Agence Comptable.
Pour tout remboursement contactez la DAF.

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Pièce jointe:


- Modèle de projet de budget (xls)